مهـــام واختصــاصات الادارات المختـــــلفة الخاصة

بالإدارة العامة للبوابة الإلكترونية

مهام مدير عام البوابة:-

1.    هو المدير التنفيذي للبوابة والمسئول عن تنفيذ السياسات والخطط ويصدر توجيهاته إلى فريق العمل بالبوابة , وهو المسئول عن المتابعة اليومية لأداء مدراء الإدارات والكيانات .

2.    يضع الخطط السنوية والشهرية الخاصة بعمل البوابة وإداراتها المختلفة وتحديد وتوزيع المهام المطلوبة من كل مدير وتنظيم العلاقات التفاعلية بين مختلف الإدارات وتحديد صلاحيات مدراء الإدارات ومسئولياتهم بما يكفل سير العمل بالمستوى المطلوب .

3.    تحديد المخرجات والنتائج المطلوب تحقيقها من كل إدارة ومن كل فريق عمل .

4.    تحديد المعايير الكمية والنوعية التي تضمن دقة الحكم على القيام العاملين  بتنفيذ المهام المطلوبة.

5.    تحديد المدخلات المطلوبة للبوابة ومن الموارد البشرية والإمكانيات المادية والمعدات التى تضمن تنفيذ العمل والخطط المنوطة بالبوابة.

6.    يشارك في وضع الخطط التي تهدف إلى تطوير العمل في البوابة ويرفع تقارير بالمقترحات التي يراها مناسبه لمتخذي القرار .

7.    يمثل همزة الوصل ونقطة الالتقاء بين مختلف إدارات البوابة  والكيانات من ناحية أخرى .

8.    يتلقى تقارير دورية أو عارضة من مدراء الإدارات بشأن العمل في البوابة أو بشأن ما يطرأ من مشكلات أو مقترحات وينظر فى اتخاذ ما يلزم بشأنها .

9.    عمل تقرير شهري لتقييم أداء العاملين بالبوابة لاتخاذ ما يراه من قرارات  مناسبه لتطوير العمل داخل الادارة.

10.  متابعة جدول زمنى لصيانة الأجهزة والمعدات .

الكيانات الخارجية

وهى الكيانات المعلوماتية لكل وحده من وحدات الإدارة المحلية بالمحافظة مثل المراكز والمدن ومديريات الخدمات الرئيسية وبعض المؤسسات الخدمية الهامة ومؤسسات المجتمع المدني  ... إلخ

مهام الكيان:-

1.      اختيار وجمع المادة المعلوماتية المعبرة عن الكيان وتصنيفها ضمن أبوابي محدده ليسهل على المواطن  أو على زائر البوابة بشكل عام التعرف على الكيان ورسالته وأهدافه وقيادات من خلالها.

2.      تحديث هذه المادة المعلوماتية بصفة دوريه حسب جدول زمني محدد .

3.      بث الأخبار اليومية أو الأسبوعية عن نشاط الكيان أو الأحداث الهامة به وعن تقدم العمل بالمشروعات الهامة التي يجرى تنفيذها بالوحدة المحلية أو المديرية.

4.      تحميل المادة المعلوماتية لمحدثة أو الأخبار و الصور على الموقع وحذف المادة المستبدلة .

5.      حفظ وتصنيف أرشيف إلكتروني لجميع ما يبث وما يستبعد من المعلومات الخاصة بالكيان.

مهام ادارة البرمجيات وتطوير النظم

1.      القيام بكافة الاعمال البرمجية الخاصة بتصميم وتطوير مواقع الكترونية والبرامج الكترونية لميكنة الديوان العام و بعض الجهات الخارجية.

2.      تصميم كافة قواعد البيانات التي تسهل سير العمل داخل ادارة البوابة وادارات الخارجية بالديوان العام.

3.      تقديم الدعم الفني والتقنى لجميع البرامج والمواقع التي تصميمها من قبل ادارة البوابة.

4.      رفع وتسكين البرامج والمواقع على الدومين الخاص بالديوان العام.

5.      وضع الخطط المستقبلية الخاصة الخاصة بميكنه إدارات الديوان ووضع اطار زمنى لها.

6.      وضع الخطط التدريبية للبرمجة لتطوير اداء العاملين بالإدارة .

7.      الدعم الفني البرمجي للبوابة وإنشاء الصفحات التي تستجد على الموقع الرسمي.

8.      عمل الدراسات العلمية  المتخصصة والمقارنات المنهجية بغرض وضع خطط لتطوير البوابة .

9.      التعامل مع  وزارة التخطيط والاصلاح الإداري بشأن المشاكل الفنية والتقنية الخاصة بالبوابة ومناقشة خطط تطوير الموقع الرسمي.

مهام ادارة الدعم الفنى

1-     الصيانة الدورية لأجهزة الحاسب الآلى والأجهزة الملحقة بها بالإدارة العامة للبوابة والكيانات الموجودة على البوابة

2-     إعداد دورات الصيانة الوقائية لتدريب العاملين بالإدارة العامة بالبوابة الإلكترونية والكيانات التابعة لها .

3-     وضع المواصفات الفنية والتقنية الخاصة باختيار أجهزة الحاسب الآلى وملحقاتها التى ترد إلى الإدارة العامة للبوابة الإلكترونية أو الكيانات التابعة لها بالمحافظة .

4-     وضع الخطط المستقبلية لتطوير وصيانة وتحديث أجهزة الحاسب والأجهزة الملحقة بها.

5-     إنشاء وعمل كافة أعمال الصيانة للأجهزة والشبكات سواء بإدارة البوابة أو بالكيانات المشاركة على موقع البوابة .

6-     حل المشكلات الفنية المتعلقة بعمل الشبكة وتأمين وتحميل أفضل وأنسب البرامج علي أجهزة الشبكة بما يضمن سرعة و دقة الأداء في أجهزة الشبكة وإنجاز مهام الكيانات بالمستوي اللائق .

7-     متابعة جميع الأجهزة ( حاسب آلى – طابعات – شاشات – اسكانر – راوتر- أي أجهزة أخرى بالبوابة ..... )  خلال فترة الضمان وإخطار الجهة الموردة بالأعطال أول بأول .

8-     إصلاح الأعطال وتلقي البلاغات الخاصة بأعطال الأجهزة والشبكات.

9-     تحميل البرامج التي يحتاجها الموقع وجميع الأعمال الخاصة بالبوابة .

10- وضع مجموعة التوصيات والنصائح الفنية لجمهور وزوار البوابة بما يضمن سرعة وسهولة دخولهم إليها والاستفادة من خدماتها .

مهام ادارة الجوده

1.      التحقق من جودة محتوى البوابة من خلال مراجعة محتواها بالاشتراك مع الباحثين المتخصصين بالإدارة وأن تراجع كل معلومة قبل السماح بنشرها .

2.      العمل على ضمان جودة البوابة من حيث الشكل والإخراج وذلك بالاهتمام بجودة التصميم والألوان المعبرة الموحية والتي ترسم ملامح المحافظة لأول وهلة , وتحقيق وحدة التصميم على مستوى جميع أبواب وذلك بالتنسيق مع قسم الجرافيك بإدارة التحرير .

3.      وضع التوصيات الفنية المناسبة للكيانات بشأن أفضل أساليب طباعة وإخراج موادها بما يساعد على توحيد الشكل العام للكيانات وجعل المتصفح لأى كيان بأنه يشعر بأنه مازال في بوابة المنوفية.

4.      التركيز على دقة المؤشرات واستخدام الأساليب الإحصائية العلمية في عرض الأرقام والجداول.

5.      متابعة أعمال بوابات المحافظات والجهات الأخرى للوقوف على  كل جديد والنظر في ما يمكن الاستفادة منة في بوابة المحافظة وذلك حتى تظل بوابة محافظة المنوفية في مكان ريادة متميزة دائما.

6.      تصميم وتخطيط نماذج استبيانات واستقصاءات الرأي كوسيلة فعالة فى الحكم على مدى تلبية البوابة لرغبة المواطن ومختلف الفئات وتسليمها لإدارة المتابعة والاتصال لتنفيذها ميدانيا وإعادة النماذج لإدارة الجودة لتحليلها واستخلاص النتائج .

7.      متابعة المجلات الدورية المتخصصة في هذا المجال لمعرفة أحدث التقنيات وأحدث التطبيقات فى مجال البوابات الإلكترونية ومهام الحكومة الإلكترونية واستكمال الدراسات اللازمة لتطبيقها .

8.      تصميم وتنظيم الدورات التدريبية للعاملين الحاليين أو الجدد داخليا أو لدى جهات أخرى متخصصة من أجل رفع كفاءة العاملين بمختلف الإدارات والأقسام أو من أجل اطلاعهم على تطبيقات جديدة في هذا المجال .

9.      القيام بعميلة تقييم الأداء بصفة مستمرة للموقع وللأفراد العاملين على مستوى جميع الجهات لاكتشاف أى أخطاء أو صعوبات ووضع التوصية بحلها بسرعة ، فضلا عن عمل منافسة بين الجهات لاختيار أفضل كيان على البوابة شهرياً .

مهام ادارة التحرير

1.      المتابعة الصحفية للأخبار الخاصة بالديوان العامة بالمحافظة لاختيار ما يناسب للنشر على البوابة.

2.      المتابعة الصحفية للأخبار الخاصة بالمحافظة والمراكز والمدن بها لاختيار ما يناسب للنشر على البوابة.

3.      المتابعة الصحفية لما ينشر بوسائل الإعلام المقروءة والمسموعة لاختيار ما يناسب للنشر على موقع البوابة.

4.      عمل لقاءات مع المسئولين بالمحافظة والسادة الوزراء لنشرها على البوابة .

5.      تدريب العاملين بالكيانات على الأساليب الصحفية المختلفة لتحسين جودة كتابة واختيار الخبر .

6.      وضع الخطط المستقبلية لقسم الصحافة ومتابعة تنفيذها .

7.      تحرير وإخراج الصفحة الرئيسية للبوابة والأبواب الثابتة بها .

8.      المسئولية الكاملة عن الأرشيف الإلكتروني الخاصة بالبوابة الإلكترونية وتخزينها ورقياً وإلكترونياً وفهرستها للرجوع إليها وقت الحاجة  .

9.      تحرير واستقبال الخطابات الموجهة باسم البوابة إلى الجهات الداخلية والخارجية بالمحافظة .

10.  إدارة الشئون الإدارية الخاصة بالعاملين بالإدارة العامة للبوابة الإلكترونية.

11. تدبير الاحتياجات الإدارية للإدارة العامة للبوابة الإلكترونية ( مستلزمات مكتبية – دوسيهات – ورق تصوير وكافة المطبوعة ).

مهام ادارة المتابعه والاتصال

1.      المتابعة اليومية للكيانات على البوابة ( المراكز والمدن ومديريات الخدمات وإدارات الديوان والمجتمع المدني ............ ) .

2.      اقتراح صفحات جديدة خاصة بالكيانات على البوابة .

3.      إعداد التقارير الخاصة على الكيانات وعرضها على مدير عام البوابة بعدد الأخطاء ومشاكل الكيانات ومشاكل المتابعة .

4.      التقييم الفني ولمحتوى الخاص بالأخبار لكل بوابة وعمل تقرير شامل لاختيار أفضل الكيانات .

5.      مساعدة الكيانات على التغلب على الصعوبات التي تواجهها ورفع كفاءة العاملين بالجهات عن طريق المتابعة اليومية .

6.      المشاركة في تنفيذ البرامج التدريبية للعاملين بالكيانات طبقاً لاحتياجات العاملين .

7.      الاتصال بالكيانات لإرسال الملاحظات الفنية الخاصة بها لتصحيحها عبر وسائل الاتصال المختلفة.

8.      الاتصال بالكيانات لتبليغ مواعيد التدريب المختلفة لبرامج التدريب المنعقدة بالبوابة .

9.      تبليغ إدارة الدعم الفني بالأعطال الخاصة بالجهات .

10.  الاتصال بالجهات الخارجية بالبوابة.

مهام ادارة التسويق

1.      تصميم الإعلانات الإلكترونية على البوابة .

2.      المشاركة التقنية مع الدعم القنى في وضع الإعلانات على البوابة وتسكينها .

3.      التصميم للإعلانات الورقية والبروشورات الخاصة بالبوابة وادارات الديوان العام.

4.      تصميمات الكتيبات الخاصة بالبوابة وادارات الديوان العام.

5.      تصميم العروض وأفلام الفيديو الخاصة بالبوابة وادارات الديوان العام.

6.      تصميم وسائل الشرح الخاصة بالدورات التدريبية كوسائل شرح.

7.      المشاركة في تحسين تصميم موقع البوابة.

8.      التسويق الإعلاني للإعلانات الخاصة بالبوابة .

9.      المسئولية عن الحملات الإعلانية والتسويقية الخاصة بالبوابة .

10.  المشاركة في المؤتمرات الخاصة بالبوابة للتعريف بالبوابة .

11.  دعوة رجال الأعمال والشركات الكبرى لاستغلال المساحات الإعلانية (Banners) المتاحة على صفحات البوابة للتعريف بشركاتهم ومنتجاتهم واستخدام هذه المساحات الإعلانية كرابط(Link) يوصل زائر البوابة إلى موقع الشركة المعلنة مقابل رسوم بسيطة .

دراسة واقتراح أسعار المساحات والشرائح الإعلانية التي يمكن إتاحتها على البوابة .