- تطبيق القوانين واللوائح بالأعمال المالية والإدارية وتنفيذها سواء ما اتصل منها بشئون العاملين والشئون الإدارية والنواحي المالية والمخزنية وتتركز فيها جميع الأعمال المالية والإدارية النمطية الخاصة بأجهزة مديرية الزراعة بالمحافظة
- القيا بدراسة أعمال المناقصات والمزايدات والمشتريات والقيام باعتماد الصرف من المخازن وتسوية المنصرف على بنود الموازنة
- وضع السياسة المالية وتحديد الأهداف والإجراءات المالية وتنظيم حركة هذة الأموال وذلك فيما يختص بالمشروعات المختلفة
- تتولى جميع ما يتعلق بشئون العاملين بمديرية الزراعة والأجهزة التابعة لها من تحضير ميزانية الوظائف وتسوية المعاشات والترقيات والتعينات000الخ
- تولى الإشراف على إعداد الميزانية العادية والإنتاجية الخاصة بالمديرية ومراقبة تنفيذها ؛ وتقوم بتدبير التجاوزات ؛ وفتح الاعتمادات الإضافية ؛ وفحص المركز المالي وإعداد الحساب الختامي والإشراف على الأعمال الحسابية المختلفة
- تشرف على أعمال المخازن والمشتريات وشئون التعبئة وأعمال السكرتارية الإدارية والتسجيل والحفظ
- وتتكون من : ـ
- ـ إدارة الشئون المالية :وتختص بما يلي
- تحضير ميزانية المديرية من إيرادات ومصروفات لكل سنة مالية ومناقشتها مع المسئولين بوزارة المالية والجهاز المركزي للتنظيم والإدارة حتى اعتمادها واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن التعزيزات والارتباطات0
- تسوية المنصرف على بنود الموازنة ومراجعة مطالبات المياه والانا ره والإيجارات
- أعمال المناقصات والمزايدات والمشتريات والقيام بأعمال الصرف من المخازن وقيد أذون الصرف وجرد الأصناف وتنظيمها واستلام الأصناف من الجهة الموردة
- مراجعة مستندات الصرف مراجعه فنيه حسابيه وتحديد المصرف المالي لكل مستند وقيدها بالدفاتر الحسابية طبقا للدورة المستندية المحددة باللائحة المالية 0
- استخراج الشيكات والأذون وأجراء التسويات المالية ومراجعتها من واقع المستندات الواردة من البنك واعدا الحساب الختامي للمديرية 0
- وتنقسم إلى : ـ
- قسم الحسابات ويختص بما يلي :
- استلام جميع مستندات الصرف من مختلف الأقسام بالمديرية
- مراجعة المستندات قبل الصرف مراجعة فنية وحسابية
- تحديد المصرف المالي وكل مستند سواء من الموازنة أو الاعتمادات المحلية والإجمالية والحسابات الوسيطة
- قيد المستندات بالدفاتر الحسابية طبقا للدورة المستندية المحددة في اللائحة المالية للموازنة والحسابات
- استخراج الشيكات وأذون البريد وقيمة المستحقات
- أجراء التسويات المالية ومراجعتها مراجعة فنية وحسابية من واقع المستندات الواردة من مختلف الأقسام والبنك المركزي
- قيد التسويات طبقا للدورة المستندية المحددة بالسائحة المالية للميزانية والحسابات
- مراجعة جميع الدفاتر الحسابية وضبط الحسبة اليومية والشهرية
- متابعة ما يرد من مكاتبات ومناقشات للتفتيش والرد عليها
- قسم الحسابات ويختص بما يلي : ـ
· استلام جميع مستندات الصرف من مختلف الأقسام بالمديرية
· مراجعة المستندت قبل الصرف مراجعه فنية وحسابية
· تحديد المصرف المالي وكل مستند سواء من الموازنة أو الاعتمادات المحلية الإجمالية والحسابات الوسيطة
· قيد المستندات بالدفاتر الحسابية طبقا للدورة المستندية المحددة في اللائحة المالية للموازنة والحسابات
· استخراج الشيكات وأذون البريد بقيمة المستحقات
· إجراء التسويات المالية ومراجعتها مراجعة فنية وحسابية من واقع المستندات الواردة من مختلف الأقسام والبنك المركزي
· قيد التسويات طبقا للدورة المستندية المحددة باللائحة المالية للميزانية والحسابات
· مراجعة جميع الدفاتر الحسابية وظبط الحسبة اليومية والشهرية
· متابعة مارد من مكاتبات ومناقشات للتفتيش والرد عليها
قسم الموازنة والمطالبات ويختص بما يلي :ـ
· إعداد المذكرات اللازمة لأعمال الموازنة والرد على المكاتبات
· الاشتراك في إعداد مشروعات الموازنة واتخاذ إجراءات التعزيزات والارتباطات
· تسويات المنصرف على بنود الموازنة
· مراجعة مطالبات المياه والإنارة والإيجارات
· الاشتراك مع لجان الشراء والمزايدات والمناقصات
· مراجعة بدل الانتقال وبدل السفر لديوان المديرية
قسم المخازن والمشتريات ويختص بما يلي: ـ
· الإعلان عن المناقصات والمزايدات
· إعداد البيانات الخاصة بتدبير احتياجات المديرية من المعدات والادوات والمهمات المختلفة
· إعداد مستندات الصرف والقيام بأعمال الصرف من المخازن وقيد اذون الصرف وحفظ الأصل
· إعداد معدلات الاستهلاك الشهرية لاحتياجات المديرية والقيد بالكارتات والسجلات واعتماد اذونات الصرف من المخازن
· مسك سجلات العهد ومراجعتها شهريا والمطابقة عليها وإجراء عمليات الخصم والإضافة لسجلات العهد
· إعداد بطاقات حركة الأصناف بالمخازن وتلقى الأصناف المرتجعة والمستعملة والخردة من أجهزة المديرية واتخاذ الإجراءات النظامية يصددها
· جرد الأصناف وتنظيمها والقيام بالمراجعة الدفترية والاشتراك فى عملية الجرد
· استلام الأصناف من الجهة الموردة
أدرة شئون العاملين وتختص بما يلي : ـ
- أعمال التعيينات والتنقلات والانتدابات والاعارات وإنهاء الخدمة
- الأجازات على اختلاف أنواعها والتجنيد والاحتياط
- العلاوات والتسويات للعاملين بالمديرية والمكافآت والأجور الإضافية والحوافز ومرتبات العاملين
- المعاشات ومراجعة ملفات المعاشات للعاملين الذين انتهت مدة خدمتهم
- القيد في السجلات الخاصة بأعمال شئون العاملين
- إعداد مشروع موازنة الوظائف
- تحرير محاضر اجتماعات لجنة شئون العاملين
- القيام بمهام الترقيات والتسويات والاعارات الداخلية والأجازات الخاصة0
- وتنقسم إلى : ـ
- قسم شئون التوظيف ويختص بما يلي : ـ
- عرض موضوع تعيين العاملين على لجنة شئون العاملين وإصدار قرارات التعيين بعد تمام التوزيع واعتماده
- التأشير بسجلات الأعمال والتجنيد للعاملين بالمديرية وفروعها
- استصدار القرارات الخاصة بإحالة العاملين للمعاش لبلوغهم السن القانونية
- شطب أسماء العاملين المنقولين أو المفصولين من الخدمة أو المستقالين أو المتوفيين
- من سجلات الأعمال والتجنيد
- اتخاذ إجراءات النقل من والى خارج المديرية أو النقل الداخلي بين فروع المديرية المختلفة
- اتخاذ إجراءات الندب الداخلي والخارجي من والى المديرية
- التأشير بالقرارات في كشوف الأحوال للعاملين بالمديرية وإنشاء سجلات للعاملين الجدد والتأشير بها حتى تاريخ صدور قرارات إنهاء الخدمة ثم حفظ القرارات من ملفات الخدمة بعد التأشير بالاستمارة 134
- إنشاء ملفات لجميع العاملين بالمديرية وتدوين التقارير السنوية في السجلات بعد اعتمادها من لجنة شئون العاملين ثم حفظها بملفات الخدمة ؛ وإخطار الجهة المختصة بالنسبة للعاملين الحاصلين على تقاري بدرجة ضعيف ؛ والعرض على لجنة شئون العاملين في حاله الحصول على تقرير ضعيف
- حفظ الجزاءات بلمفات الخدمة بعد التأشير بها في السجلات وسجل المحاكمات والمحاكمات التأديبية للعاملين
- استصدار قرارات الإعارة الداخلية والخارجية وكذلك البعثات والمنح الدراسية
- إنشاء سجلات الأقدمية للعاملين في كل درجة وكل مجموعه نوعية للوظائف والتأشير بكل ما يطرأ على حالة العاملين من تسويات نتيجة لضم مدد الخدمة طبقا لقوانين والقواعد التي تصدر في هذا الشأن
- إعداد كشوف الترقيات للوظائف الخالية وإعداد كشوف العلاوات الدورية والعلاوات الاستثنائية والعلاوات التشجيعية لعرضها على لجنة شئون العاملين واستصدار القرارات اللازمة
- قسم الاستحقاقات ويخص بما يلي: ـ
· تحرير مرتبات العاملين بديوان المديرية و مراجعة مرتبات العاملين بالمراكز و إنشاء سجلات الاستحقاقات للعاملين واستقطاع المديونيات و المطلوبات , ومراجعة بدلات السفر و الانتقالات 000الخ0
· مراجعة إعداد بطاقات الأجور المتغيرة الخاصة بالعاملين و رصد المبالغ المنصرفة الخاضعة لاشتراكات المعاشات من أجور إضافية و حوافز و علاوات خاصة و تنفيذ تعليمات الهيئة العامة للتامين و المعاشات 0
· عمليات شراء مدد الخدمة بعد سن العشرين و البحث الاجتماعي والمعاشات 0
· سداد الاشتراكات للهيئة العامة للتامين و المعاشات شهريا و الاستبدالات وقروض بنك ناصر وسداد أقساط المعارين و الذين بأجازات داخلية اوخارجية0
· تحرير استمارة الصرف الشهري علي البنوك أو الخزينة العامة وغيرها للأحياء والورثة حسب الحال 0
· قطع معاشات وصرف مصاريف الجنازة منحة الثلاث شهور و إعادة ربط المعاش و إعداد بطاقات الصرف لهم بالسجل و البطاقة الشهرية 0
· متابعة صرف المنح وكل مايطرا علي المعاش من تعديل للعاملين او ورثتهم وتعديل جهات الصرف 0
قسم المعاشات ويختص بما يلي : ـ
· تسوية معاشات المحالين للتقاعد لبلوغهم السن القانونية للمعاش أو الاستقالة أو الخروج بالتيسير والعاملين بالقانون رقم 79 لسنة 1975 المعدل بالقانون رقم 25 لسنة 1977 وتعديل معاشهم 0
· عمليات شراء مدد الخدمة بعد سن العشرين والبحث الاجتماعي والمعاشات الاستثنائية 0
· تسوية معاشات من يتوفى من العاملين وتعديل معاشات الورثة وكذا معاشات إصابات العمل 0
· سداد الاشتراكات للهيئة العامة للتأمين والمعاشات شهريا والاستبدالات وقروض بنك ناصر وسداد أقساط المعارين والذين بأجازات داخلية أو خارجية 0
· تحرير استمارة الصرف الشهري على البنوك أو الخزينة العامة أو مديريات الأمن للأحياء أو الورثة حسب الحال للعاملين بالقانون 37 لسنة 1929 والقانون 33 لسنة 1964 والقانون 25 لسنة 1977 والمعاشات الاستثنائية بقرارات جمهورية أو قرارات رئيس الوزراء 0
· قطع المعاش وصرف مصاريف الجنازة ومنحه الثلاث شهور وإعادة ربط المعاش وإعداد بطاقات الصرف له والقيد بالسجل والبطاقة الشهرية 0
· متابعة صرف المنح وكل ما يطرأ على المعاش من تعديل للعاملين أو ورثتهم وتعديل جهة الصرف 0
قسم وثائق الخدمة ويختص بما يلي : ـ
· وضع البرامج الكفيلة بتنظيم السجلات والملفات بما يكفل سلامة العمل 0
· استيفاء بيانات استمارة رقم زراعة مستخدمين (كشف الأحوال) والاستمارة (134ع) 0
· استيفاء الملفات بأنواعها وإبداء الملاحظات الخاصة بالتجديد أو فتح ملفات جديدة 0
· تنفيذ أعمال الفهرسة وفقا للتعليمات وأصول الحفظ ونظام الحركة فى الملفات والكروت 0
· مراجعة واعتماد الشهادات المستخرجة من السجلات والملفات بعد دفع الرسوم المقررة 0
· الإشراف على عملية الحصر الوظيفي والبيانات الإحصائية التي تطلب من الأجهزة المختلفة وعرضها في الأوقات المحددة 0
· إبلاغ الجهات المعنية بالإحالات إلى العقوبات التأديبية فى المواعيد المحددة ومتابعتها والتأشير عليها 0
· إعداد المذكرات الخاصة بالأجازات بأنواعها وإبداء الرأي مشفوعا بالملاحظات 0
· عقد اجتماعات دورية مع العاملين بالقسم وبحث صعوبات ومشاكل العمل ثم العمل على تذليلها بما يكفل حسن سير العمل ورفع الملاحظات والتوصيات التي يتطلبها العمل 0
· إنشاء ملفات لجميع العاملين بالمديرية وتدوين التقارير السنوية في السجلات بعد اعتمادها من لجنة شئون العاملين وحفظها بملفات الخدمة وأخطار الجهة المختصة بالنسبة للعاملين الحاصلين على تقرير بدرجة ضعيف والعرض على لجنة شئون العاملين في حالة الحصول على تقرير ضعيف 0
. إدارة الشئون الإدارية وتختص بما يلي : ـ
· الإشراف على جميع أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمديرية 0
· الإشراف على استلام المكاتبات الواردة وفض المظاريف 0
· تحويل المكاتبات الواردة على الأقسام المختصة 0
· قيد الطرود الصادرة والوارة 0
· قيد المكاتبات الصادرة بالمديرية واتخاذ إجراءات تسليمها بالبريد 0
· حفظ وتصنيف المكاتبات والرسائل والمذكرات والتقارير والنشرات وغيرها من الأعمال المكتبية 0
· متابعة عمليات صيانة مباني المديرية والتليفونات والآلات الكاتبة ودفع الإيجارات والكهرباء والمياة وخلافها 0
· الإشراف على تنظيم العمل وتوزيعه بين السعاه ومراقبة حسن سير الخدمة 0
· الإشراف على إعمال النظافة وأعمال المطبعة 0
· الإشراف على كتبة الآلة الكاتبة وتوزيع العمل بينهم 0
وتنقسم إلى :
قسم السكرتارية والمحفوظات ويختص بما يلى : ـ
· أعمال السكرتارية الإدارية لجميع أجهزة المديرية وتنفيذ التعليمات الخاصة بأعمال التسجيل والحفظ لوارد المديرية وصادرها من مكاتبات وبرقيات وطرود 0
· مسك سجل القرارات الإدارية لجميع العاملين بالمديرية 0
· تصدير أذون الصرف والشيكات لأصحابها 0
· حفظ الملفات والمستندات والدفاتر التي انتهى العمل بها بالمحفوظات وتطبيق لائحة المحفوظات على الملفات والمستندات والدفاتر التي انتهى العمل بها 0
قسم الخدمات الداخلية ويختص بما
يلى : ـ
· الإشراف على عمليات الاتصالات السلكية واللاسلكية لسنترال المديرية والسويتشات الخاصة بها والأجهزة التابعة لها 0
· متابعة أعمال التركيبات والصيانة لأجهزة سنترال المديرية 0
· متابعة أعمال التركيبات والصيانة لأجهزة التليفونات بالمديرية وفروعها 0
· الاتصال بهيئة المواصلات السلكية واللاسلكية فيما يتعلق بمجال الاتصالات اللازمة للمديرية 0
قسم شئون المقر ويختص بما يلى : ـ
· حسن استخدام المبانى الإدارية وتحقيق المستوى اللائق للنظافة والصيانة بالمظهر الجذاب وإضافة اللمسة الجمالية للمباني 0
· الإشراف على المظهر العام الخارجي والداخلي لمباني المديرية ليكون على الوجه اللائق 0
· اقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لأعداد وتجميل المبانى من الداخل ومداخلها والحدائق الملحقة 0
· اقتراح تنظيم وتحديد مداخل المبانى والممران وأماكن دخول الأفراد والمركبات والإشراف على أعداد هذه المداخل بالشكل المناسب 0
· استغلال الفراغات إمام وحول مباني المديرية واقتراح الوسائل المناسبة لذلك 0
· اقتراح التخطيط السليم لأنماط الاثاثات والمفروشات من مختلف المستويات 0
· تصميم واختيار الألوان المناسبة لدهان المبانى من الداخل والخارج 0
· تصميم نظام توزيع الإضاءة داخل مباني المديرية واقتراح الأشكال الفنية المناسبة لواجهات المبانى 0
· تصميم اللوحات الإرشادية بما يحقق الاحتياجات التي يتطلبها العمل وكذلك استغلال اللوحات الإرشادية لتعريف العاملين بأجهزة ديوان المديرية والمترددين عليها وجوانب التطور الزراعي فيها 0
· الاشتراك في وضع التعديلات المناسبة لمباني المديرية وأسلوب وضع الفواصل بما يحقق لأمثل للمساحات المتاحة ويحقق الشكل الجمالى المطلوب 0
· الاشتراك في تحديد الأسس والاحتياجات الخاصة بمبنى المديرية عند تصميم مبانيه الجديدة 0
· الإشراف على نظافة المبنى وطرقاته ومرافقه وطوابقه وكذا المفروشات والاثاثات وغيرها من المعدات والأجهزة المستخدمة 0
· التحقق من الاستخدام الأمثل للمياة والكهرباء ووضع خطط ترشيد الاستهلاك منها 0
· الإشراف على صيانة المبانى وأعمال الخدمات الداخلية من حيث النظافة والمياة والكهرباء وتشغيل المصاعد وصيانتها وأعمال السباكة والنجارة والحدائق 0
· دفع الإيجارات واستهلاك الكهرباء والمياة واشتراكات التليفونات والفاكس 0
المصدر : الشئون الماليه والاداريه التاريخ : 25/5/2022