الارشفة الالكترونية هي هملية تحويل اوعية المعلومات من الشكل التقليدي الي البشكل الالكترونى من خلال المرور ببعض الاجراءات والعمليات الرئيسية لعملية التحويل لماذا الأرشفة الإلكترونية ؟ الأرشيف الإلكتروني نوعان: • الأرشيف المنتج إلكترونيا من الأصل أي المحدث عبر المنظومات والتجهيزات Born digital أي التسجيلات الإلكترونية والتطبيقات المنشئة بالحاسوب بمختلف أشكالها doc/xls/xml/...etc. وهذه الوثائق الإلكترونية هي الأخرى حدد لها طرق معالجة إلكترونية من حفظ وبحث واسترجاع كغيرها من الوثائق. • الأرشيف الورقي المرقمن: وهي الوثائق الورقية التي تم تصويرها عبر الماسح الضوئي scanner ، وهذا يتعلق بالوثائق القيمة الإستراتيجية التي وجب حفظها للمدى الطويل وذلك ربحا للفضاء إضافة إلى الإيجابيات التي تم ذكرها. لماذا الأرشفة الورقية مرفوضة؟ • الوثائق الورقية تكون عرضة للتلف بسبب كثرة استعمالها نظرا لطبيعتها الورقية. • صعوبة الاستغلال حيث أنه بالرغم من وجود وسائل العمل العلمية من فهارس وكشافات وأنظمة تصنيف إلا أن الحجم الكبير للرصيد يتطلب إهدار بعض الوقت عند البحث عن وثيقة معينة. • تمثل الوثيقة المصدر الوحيد للمعلومة المطلوبة مما يجعل إمكانية الوصول إلى المعلومة مستحيلة في صورة تعرضها للسرقة أو الإتلاف لسبب من الأسباب وبالتالي تصعب عملية إيجاد نسخة منها. • عملية خزن الوثائق مكلفة وتتطلب توفر الأماكن المخصصة والتي يجب أن تستجيب للتطور الحاصل في إنتاج الوثائق حيث يجب أن يكون المكان المخصص للحفظ يتماشي وتطور المرفق العمومي عبر الزمن. • الرصيد البشري، تتطلب عملية حفظ الوثائق والأرشيف عدد كاف من الأعوان حسب حجم الرصيد للتمكن من إعداده ومعالجته وحفظه. لماذا الأرشفة الإلكترونية ؟ • المحافظة على الوثائق الأصلية من التلف دون حرمان المستفيدين من الإطلاع عليها، حيث أنه يمكن إنشاء نسخة إلكترونية من الملفات والوثائق ووضعها على ذمة المستفيدين مع المحافظة على النسخة الأصلية من الملف. • سهولة البحث والحصول على المعلومة في أقل وقت ممكن. • تعدد المستفيدين من الملفات والوثائق في الوقت نفسه (في حال طلب الملف أو الوثيقة من عدة أطراف فيمكن إرسال نسخ رقمية للجميع في نفس الوقت). • ربح المساحات حيث أن الأرشيف الالكتروني لا يتطلب مساحات كبيرة للحفظ. • ربح الوقت في إيصال المعلومة (في صورة طلب الملف من جهة تبعد في المكان عن الجهة صاحبة الملف فوجود الشكل الالكتروني يجعل عملية نقلها عبر وسائل الاتصال الحديثة التي لا تتطلب الإمكانيات المادية لو كانت في شكلها الورقي). • سهولة التنقل بمحتويات الملفات حيث أن الملفات في شكلها الالكتروني يمكن حملها والتنقل بها على قرص ليزري والذي يمكن حمله واستغلاله خارج أماكن العمل. تاريخ الأرشفة الإلكترونية وأهدافها مرت الأرشفة الإلكترونية بثلاث مراحل: • المرحلة الأولى: قبل الثمانينات من القرن الماضي ظهرت تقنية الأرشفة الإلكترونية وكان الأمر يتعلق بأرشفة الوثائق شبه النشطة فقط والتي وجب حفظها لأهميتها وحفظها من الإتلاف وخاصة منها الوثائق العسكرية • المرحلة الثانية: منذ منتصف تسعينيات القرن المادي تطور هذا المفهوم ولم تعد الرقمنة تقتصر على الوثائق شبه النشطة أو الوسيطة فقط، بل أيضا الوثائق النشطة ( الجارية ) والنهائية أو التاريخية وتحولت التسمية من الأرشفة الإلكترونية إلى التصرف الإلكتروني في الوثائق. منذ سنة 1994 ومع ظهور الملفات الوثائقية الإعلامية والتسجيلات الإلكترونية أصبحت هذه التسجيلات وهذه الملفات الإعلامية الإلكترونية تعالج كغيرها من الوثائق، وبالتالي تحولت التسمية إلى "التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات" حيث ظهرت تقنيات تحويل الملفات ( doc/ xls/ xlm /… إلى وثائق مصورة أو مرقمنة عبر الطابعة الافتراضية virtual print لتتحول الوثيقة من تنسيقها الأصلي إلى التنسيق القياسي PDF. • المرحلة الثالثة: ظهور تقنية التعرف الضوئي على الحروف OCR = Optical Character Recognition وهذه التقنية من شأنها أن تحول الوثيقة من صورة مرقمنة إلى نصوص يمكن تغييرها والتعامل مع محتواها وشكلها. هدفان رئيسيان للمؤسسات للأرشفة الإلكترونية: الهدف الإستراتيجي: بلوغ بيئة/ مساحة عمل بلا ورق وحكومة إلكترونية بلا تنقل ولا طوابير إنتظار ولا وثائق ورقية. أما الهدف الآني: مواجهة التدفق الهائل للوثائق والسيطرة على الأرصدة الأرشيفية المكدسة بمعالجتها وحفظها واسترجاعها في أسرع الأوقات التي تستجيب وسرعة العصر. ذلك ان الأرشفة الإلكترونية من شانها أن تساعد على سرعة معالجة الوثائق بفهرستها وتكشيفها آليا وحفظها في أكثر من نسخة أصلية وتوزيع هذه "الأصول" على مختلف الأطراف المعنية بها. خدمات الأرشيفات والمواد الأرشيفية: • تقديم المعلومات بإستخراجها من الوثائق والرد على الإستفسارات. • إعداد أدوات البحث المختلفة كالفهارس والبيبليوجرافيات والأدلة وغيرها. • مساعدة المسؤولين على إتخاذ القرارات من خلال توفير المعلومات. • الإستنساخ والتصوير الورقي والإلكتروني والميكروفيلمي وغيرها. • الإطلاع على الوثائق حسبما تسمح به القوانين واللوائح الخاصة. • إقامة المعارض وهي جزء من الدعاية والإعلام والتسويق وربط الجمهور ببلادهم وتاريخهم والأحداث الكبيرة والتاريخية به. • خدمة الترجمة. • خدمة الإحاطة الجارية والبث الإنتقائي للمعلومات وهذا بإخطار الباحثين بما ورد إليها من مجموعات جديدة من الوثائق مع وصف و تلخيص محتواها. أمن الوثائق: 1. إمكانية إخفاء الصفحات في الوثيقة عن المستخدمين الغير مصرح لهم بالولوج إليها 2. إمكانية تعريف صلاحيات من خلال العلامات (Annotations) 3. إمكانية تحديد العمليات التي ترغب في أن يقوم النظام بمراقبتها. 4. إمكانية متابعة العمليات التي حدثت في النظام (اسم المستخدم، العملية، التاريخ، الجهاز الذي تمت منه) 5. إمكانية معرفة المستخدمين الموجودين حاليا على النظام والوثائق التي يتعاملون معها. 6. إمكانية إرسال رسائل من مدير النظام إلى المستخدمين و إمكانية طردهم من على النظام. 7. التغيير في الصلاحيات والمسموحات لا يحتاج إلى إعادة الدخول إلى البرنامج. إدارة أقراص التخزين: 1. إمكانية تعريف العديد من أقراص التخزين ووضع كل قرص تخزين على خادم. 2. إمكانية تعيين قرص تخزين لمجموعة من المستخدمين وعند إمتلاء قرص تخزين يقوم النظام أوتوماتيكيا بالعمل على قرص تخزين آخر فارغ. 3. إمكانية استخدام المخزن المؤقت على جهاز العميل أو الخادم (Local Cache & Server Cache) وتحديد الطريقة التي يعمل بها نظام المخزن المؤقت. 4. استخدام نظام الصف (Filing Queue) لإدخال الملفات إلى المخزن كعملية خلفية لكي يتمكن المستخدم من القيام بعمليات اخرى. التنبيهات: 1. إمكانية عمل متابعات على المجلدات أو الوثائق وتنبيهات للعلميات التي تتم في مجلد معين. 2. إمكانية تنبيه المستخدم من خلال النظام أو من خلال البريد الإلكتروني. 3. التنبيه عند دخول المستخدم على النظام وكذلك التنبيه أثناء تواجده داخل النظام. إعداد النسخ الإحتياطية وإسترجاعها: 1. إمكانية تخزين نسخ إحتياطية من خلال النظام لقاعدة البيانات وكذلك أقراص الملفات وإسترجاعها. 2. إعلام المستخدمين بإن النظام مشغول في حالة عمل النسخ الإحتياطية. إعداد التقارير: 1. إمكانية طباعة نتائج البحث بالطريقة التي يقررها المستخدم. 2. إمكانية طباعة قائمة (قاموس) الكلمات المفتاحية ومحتويات حقول الفهرسة. إمكانية طباعة تقرير عن متابعات الوثائق والمجلدات والعمليات التي تحدث بالنظام. التجهيزات المطلوبة لمشروعات الرقمنة • الاتفاقات التعاونية أو العقود أو غيرها لضمان الحقوق أثناء المشروع وبعده. • التخطيط العلمي المنهجي السليم ووضع الأهداف والمراحل المتتابعة. • الموارد المالية لكافة مراحل المشروع. • احترام الملكية الفكرية وصونها. • الأجهزة والبرمجيات وغيرها. • تدريب العاملين. • المعايير والمواصفات العالمية للمشروع. • نظام للرقابة وتقييم الأداء ومتابعة التقدم والعمل وفق مواصفات الجودة العالمية في المجال. • توثيق المشروع. • الدعاية والإعلان والتسويق. • متطلبات الاختزان والإتاحة...وغيرها • سياسات التشغيل والصيانة والحفظ الرقمي وغيرها من القضايا المرتبطة بانتظام عمل المشروع. مراحل تنفيذية للأرشفة الإلكترونية (1) مرحلة تحضير الوثائق الورقية من أماكن حفظها أو تواجدها إلى المكان المخصص لتنفيذ المشروع، وتجميعها حسب تصنيف محدد ( الشكل / اللون / الحجم / ...الخ ) بمختلف بياناتها التوثيقية ومستنداتها، واستبعاد الوثائق المكررة منها والتي لا يصلح تكرار رقمنها، • تصوير أو نسخ الوثائق القديمة التي يصعب رقمنتها مباشرة أو التي لا تتضمن وضوح في جوانب منها لمعالجتها وتوضيحها عبر منظومات مختصةPhotoshop / … • إزالة الدبابيس التي تتضمنها الوثائق المراد رقمنتها. • فصل الوثائق إلى مجموعات حسب الحجم / اللون / الوجه..الخ. • وضع علامات على الوثائق لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد نهاية المشروع. • ترميز الوثائق المعدة للرقمنة حسب نظام تصنيف لها معد مسبقا. (2) مرحلة التصوير الضوئي (الرقمنة): تتم مرحلة الرقمنة عبر ماسح ضوئي Scanner وعبر منظومة مختصة حيث يتم تحديد تقنيات مثل الضوء واللون والجودة...الخ وذلك لتحويل الوثيقة من ورقة على صورة مرقمنة ، وتخزن الصورة لمرقمنة على أجهزة آلية ونظام تصرف إلكتروني متكامل ومندمج ليتم معالجتها. (3) مرحلة مراقبة الجودة: هي مرحلة تتم بالتوازي مع التصوير الضوئي حيث يتم تدقيق الجودة للوثائق المرقمنة ومقارنتها بالوثيقة الأصلية لتحديد النقائص سواء في المحتوى أو في جودة التصوير. وإذا ما تم ملاحظة نقص يتم إعادة التصوير. (4) مرحلة الفهرسة والتكشيف: هي مرحلة تتعلق بإدخال البيانات للوثائق المرقمنة عبر قاعدة البيانات المنجزة وهي عملية فهرسة مادية ووصفية وتكشيف للوثائق. ويتم الاعتماد على مواصفات محددة للغرض، أو بالاعتماد على منظومات مختصة ( برمجيات ) ويمكن أن تكون عبر الرمز المشفر Bar codes وبالتالي ربط الوثيقة مع البيانات المتعلقة بها. كما يتم اتخاذ تقنية الربط الفائق Lien Hypertext لربط الوثائق بغيرها من الملفات الأخرى وتوزيعها للعمل والبحث (5) مرحلة إعادة الوثائق إلى أصولها: وتتمثل هذه العملية في إعادة الملفات والوثائق التي كانت في طور التصوير الضوئي إلى بعضها وإلى أصولها التي كانت عليها قبل الرقمنة، وذلك بإعادة تدبيسها بعد فكها من بعضها. (6) مرحلة الحفظ والخزن: تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسائط ودعائم مختلفة منها ذاكرة الحاسوب نفسه، ومنها الأقراص الممغنطة والمدمجة وكذلك في النظم المركزية وهي طريقة الحفظ الاحتياطي. مصدر النشر : مركز معلومات مديرية التنظيم والادارة تاريخ النشر : 28/11/2018